Toggl Track

Toggl Track je nástroj pro sledování času, který jste strávili nad konkrétními projekty.

• Jedná se o webovou aplikaci (SaaS).
• Může vám pomoci lépe porozumět tomu, co vám zabírá nejvíc času.
• V placené verzi můžeme automaticky vypočítat i náklady na základě zadané hodinové mzdy.

Obsah 1 Základní pojmy 1.1 Time Entry (Úkol) 1.2 Projekt 1.3 Klient 1.4 Workspace 1.5 Tag 2 Doporučené úvodní nastavení 3 Reports 4 Placení služby Toggl Track (plans) 5 Další možnosti 6 Alternativy 7 Poznámky

Základní pojmy

Time Entry (Úkol)

• Aktuální úloha, na které pracuji.
• Úlohu spustím, když ji začnu řešit. Po celou dobu systém měří čas až do okamžiku, kdy ukončím řešení úkolu.

Projekt

• Jednotlivé úlohy přiřazujeme k projektům.
• Projekt je větší úloha sestávající z více částí.
• Role členů:
  • Project manager
    • Uživatel, který spravuje projekt
  • Project member

Klient

• Zákazník, pro kterého projekt děláme.
• Pokud zastáváte ve firmě více rolí, můžete si je také tímto způsobem rozlišit.

Workspace

• Rezprezentuje jednu pracovní skupinu.
• V rámci workspace vytváříme projekty a přiřazujeme je k jednotlivým klientům.
• Typické použití:
  • workspace: Osobní projekty
  • workspace: Pracovní projekty
• Ve verzi zdarma max. 5 členů v týmu.
• Uživatelé i projekty atd. jsou vždy v nějakém workspace
• Role ve workspace:
  • Owner... Má jednoho vlastníka
  • Admin... Lze mít více adminů
  • Má workspace-level billable rate
• Smazání workspace
  • Pokud je více uživatelů, je třeba je deaktivovat.
  • Pokud jsem jediný uživatel, pak stačí odejít z workspace — workspace bez členů týmu bude zrušen.

Tag

• K jednotlivým úkolům si můžeme přiřazovat štítky, například Důležité.

Doporučené úvodní nastavení

• Každý tým si postupem času vytvoří sadu pravidel, jak nástroj používat.

Pokud začínáte, doporučujeme si připravit následující prostředí

1. Vytvořte svůj workspace — to je obdoba vaší firmy. Ve výuce na OA pojmenujte workspace podle šablony: Název týmu: Příjmení1, Příjmení2, Příjmení 3.
   • Workspace vytvoří jeden člen týmu, ten pak pozve ostatní členy a vyučujícího pomocí volby Invite members v záložce Team.
2. Vytvořte si klienta — to bude vaše aktuální zadání.
   • Například Elektronický deníček, Evidence docházky,...
   • Všechny dílčí projekty budou přiřazeny tomuto klientovi.
3. Vytvořte si dílčí projekty — větší úkoly, které je v rámci vašeho zadání řešit.
   • Příklady: Implementace responzivity, Wireframe, Analýza případů použití,...

Vyučujícího nastavte

1. buď jako Project Managera všech projektů v nastavení projektu,
2. nebo jako administrátora celého workspace — v záložce Team.

Reports

• Statistiky odpracovaného času.
• Lze členit podle projektů, zákazníků, členů týmu,...

Placení služby Toggl Track (plans)

• Údaje platí v září 2020.

Free

• Do 5 lidí ve workspace.
• Nelze počítat odměnu a rozlišovat mezi billable na non-billable úkoly.

Starter (9 USD/os/měsíc)

• Bez omezení počtu účastníků projektu
• Převod částek na peníze
• Ukládání hotových reportů

Premium (18 USD/os./měsíc)

• Lze měsíc zdarma po dotazu
• Insights
  • Kdo ze zaměstnanců přináší největší zisk

Enterprise

• Prioritní podpora
• Přizpůsobení podle požadavků klienta (customization)

Podrobněji viz Toggl.com → All plans.

Další možnosti

Mobilní aplikace Toggl Track

• Omezené možnosti
  • Spouštění časových položek
  • Reporty - přehledy
• Ale je dost pomalá.

Vazba na kalendáře

Google Calendar, Outlook

• Postup
  • Vyberu si kalendáře, které chci provázat
  • Akce z vybraných kalendářů se zobrazí v kalendáři Toogle
  • Události pak mohu převzít jako Time Event do Toggle

Timeline tracking

• Lze nainstalovat desktopovou aplikaci, která sleduje spouštěné aplikace a stránky.
• Získaná data se ukládají na servery Toggl-u.
• Z nich lze zrekonstruovat, čemu jsme se věnovali
• Toggl.com → The Timeline Feature

Alternativy

• Harvest Time Tracking
  • Výhoda možnost propojení s nástrojem Asana.

Poznámky

• Původně se služba jmenovala prostě „Toggl“.
• V září 2020 byly přidány:
  • Toggl Plan... Plánování projektů, odlehčená alternativa nástroje Asana.
  • Toggl Hire... Vstupní pohovory se zaměstnanci.
• Služba byla proto přejmenována na Toggl Track.